Organizar um evento exige muito planejamento, até mesmo quando se pensa em fazer um evento de pequeno porte. Entre todas as tarefas, escolher um espaço para eventos pequenos toma grande parte da organização do mesmo.

Isso acontece porque encontrar o local ideal pode ser difícil e, se a escolha não atender todas as necessidades do evento, o mesmo pode ser comprometido.

Pensando nisso, o Espaço Fit Eventos separou algumas dicas para te auxiliar na escolha de um espaço para eventos pequenos. Confira!

Planejamento do evento

Antes de sair pela cidade buscando espaços de eventos para alugar, o primeiro passo é sempre planejar. Ainda que seu evento seja pequeno, é neste momento que ele começa a tomar forma e a criar expectativas sobre suas dimensões. 

Sendo assim, é importante determinar o foco do evento, datas, horários, público-alvo e detalhes da infraestrutura que será necessária para atender os objetivos do mesmo.

A partir desse planejamento, as diretrizes ficam mais claras e a busca pelo espaço ideal para o seu evento se torna mais assertiva.

Defina o orçamento do evento

Avaliar o orçamento disponível para a realização do evento é essencial para direcionar a busca pelo espaço ideal. Uma vez que a locação costuma consumir uma parte considerável do orçamento, é importante avaliar todas as possibilidades.

Por isso, a partir do orçamento definido, avalie as opções disponíveis no mercado para saber qual opção se encaixa melhor.

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Defina o tipo de evento para escolher o lugar

Outro passo essencial para escolher um espaço para eventos pequenos é definir qual tipo de evento se deseja realizar. 

Definir o tipo de evento é importante para entender as necessidades do mesmo. Por exemplo, se o evento tem um caráter educacional, como um workshop, curso ou treinamento, é necessário que os participantes tenham à sua disposição tomadas para conectar seus aparelhos eletrônicos, mesas para apoiá-los e cadeiras confortáveis.

Por outro lado, se o seu evento for um evento corporativo, como a comemoração pelo alcance de metas ou pela entrega de um projeto, é importante que o espaço possa alocar todo o público da sua empresa de maneira confortável e ainda permita a instalação de um buffet e a circulação de pessoas.

Por fim, analise o portfólio de eventos dos locais disponíveis e converse com quem já realizou eventos nos mesmos espaços anteriormente. Assim, torna-se mais fácil saber a qualidade do serviço prestado a partir das recomendações obtidas.

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Equipamentos para o seu evento

Antes de escolher um espaço, é importante verificar as condições das instalações elétricas do local para se certificar de que elas atendem as necessidades do evento.

Observe quais recursos e equipamentos extras você deverá providenciar e se valem à pena ser contratados a parte ou tê-los incluídos no pacote. Iluminação, microfones, tomadas, réguas, projetores e geradores de energia são essenciais para o seu evento.

Além disso, é importante verificar a conectividade. Em eventos corporativos, o acesso à Internet de qualidade é indispensável.

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Acessibilidade em espaços para eventos pequenos

A escolha de um espaço para eventos também passa pela questão da acessibilidade. Prefira locais que estejam em vias de fácil acesso e permitam que os convidados cheguem pelos mais diversos meios de transporte.

Também é importante considerar se há estacionamento no local para fornecer esse tipo de informações ao público. 

Por fim, verifique também se o espaço permite que pessoas com mobilidade reduzida acessem e circulem pelo local sem dificuldade. Rampas de acesso, banheiros adaptados e elevadores são essenciais para incluir esse tipo de público.

Segurança em espaços para eventos pequenos

A segurança é um fator primordial na escolha de um espaço para eventos, até mesmo os de pequeno porte. É essencial que o local seja não apenas seguro, mas também que seus arredores sejam bem iluminados e contem com uma equipe para garantir a segurança dos convidados.

Sendo assim, avalie se o espaço possui alvará de funcionamento e se a vistoria está em dia. Confira se há saídas de emergência e extintores de incêndio e se o contrato inclui profissionais de segurança.

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