É notório que a frase “a primeira impressão é a que fica”, se encaixa muito bem quando o assunto é criatividade no desenvolvimento de convites para eventos corporativos. Um convite bem elaborado, não apenas transmite informações essenciais, como também reflete a identidade e profissionalismo da empresa.
Neste guia completo, vamos explorar passo a passo como criar convites impactantes para eventos corporativos. Desde a definição do objetivo do evento até a escolha do estilo, design e distribuição.
Defina o objetivo do evento: Como alinhar o convite à proposta corporativa
Tudo começa pelo objetivo do evento, do qual deve ser elaborado em um planejamento minucioso, que auxilia nas decisões subsequentes, incluindo a criação da identidade visual até a finalização da organização do evento. Alguns passos importantes nessa etapa devem ser levadas em consideração:
- Identificar a finalidade do evento: é necessário entender qual o propósito do evento, e questionar a ocasião, como por exemplo, um lançamento de produto, conferências, networking para fortalecer relacionamentos. Essas informações contribuem para que a mensagem seja transmitida corretamente desde o início;
- Valores e identidade da empresa: considere elementos visuais como cores, logotipos e tipografia, que representam a marca corporativa, e elas precisam estar presentes no convite;
- Destaque os diferenciais: escreva de forma sucinta como os participantes irão se beneficiar ao comparecer no evento. Como acesso a informações privilegiadas, imersão em algum aprendizado específico, esse processo ajuda a criar um senso de valorização do seu evento empresarial.
- Clareza nas informações: certifique-se de que o convite transmita as informações essenciais de forma clara e concisa. Inclua a data, horário, local e qualquer outra informação relevante para os participantes. Evite o uso de jargões ou terminologias complexas, a menos que o evento seja direcionado a um público específico que compreenda essas referências.
Conheça o público-alvo: Personalização para cativar os destinatários
É essencial conhecer o público-alvo e entender quem são os participantes, é uma forma de adaptar o convite às necessidades e preferências específicas de cada grupo.
Crie personas, que nada mais são do que personagens fictícios de grupos de pessoas com características e interesses semelhantes. Considere alguns fatores essenciais como, idade, cargo, setor, interesses profissionais, desafios, entre outros. Isso ajudará na criação dos convites mais personalizados que se comunicam com cada grupo.
Algumas pesquisas também podem ajudar nessa etapa, isso pode ser realizado no meio online como feedback de eventos anteriores ou até mesmo, conversas diretas com os clientes, colaboradores e parceiros de negócios.
Considere também a inclusão de depoimentos de participantes anteriores que se assemelham ao seu público-alvo.
Ao adotar uma abordagem personalizada, você demonstra cuidado, consideração e relevância, aumentando as chances de engajar e atrair os participantes.
Estilo e design: Crie convites visualmente atraentes
Com os objetivos e público-alvo definidos, chegou a hora de escolher o estilo e design adequado. Um convite bem projetado pode despertar o interesse dos participantes e aumentar a taxa de comparecimento.
Alguns elementos essenciais devem ser levados em consideração:
- Tema do evento: é fundamental para inserção de elementos e cores para compor o design que melhor se adequa à ocasião. Caso o evento tenha específico, se certifique que o convite está refletindo sobre de forma clara e consistente;
- Identidade da empresa: como dito nos objetivos, deve ser considerando elementos visuais como, paleta de cores, fontes e elementos gráficos, mantendo a consistência da marca, obtendo o reconhecimento e associação do convite ao nome da empresa;
- Cores e fontes: escolha a paleta de cores da marca ou uma que esteja em harmonia e transmita a atmosfera do evento. Alguns exemplos podem ajudar na escolha – cores vibrantes para eventos mais dinâmicos e tons neutros para ocasiões mais formais. Enquanto as fontes opte por uma combinação legível e profissional, mantendo a consistência com a marca da empresa.
- Imagens e elementos gráficos: geralmente adicionam o toque visual interessante, utilize sempre o logotipo da empresa, adicione se possível fotos relacionadas ao evento ou ilustrações que representam o tema. A dica é não sobrecarregar o design, talvez dificulte a leitura e muitas vezes causam uma aparência desorganizada.
- Formato e materiais: convites impressos são mais utilizados em eventos formais, enquanto os digitais podem ser mais práticos e econômicos. Ambos necessitam de uma boa resolução de imagem, mas caso opte pela impressão, escolha papéis de qualidade e técnicas de acabamento junto à gráfica.
Lembre-se de que o design e o estilo do convite devem ser atraentes, mas também devem transmitir a seriedade e a importância do evento corporativo.
Linguagem adequada: Comunique com informações claras e impactantes
A comunicação vai além do estilo e design escolhidos, é primordial que todas as informações estejam claras, adequadas e que possam gerar impacto nas pessoas.
Leve em consideração o tipo de tom de voz ou aquele escolhido para a ocasião, por exemplo, a empresa tem uma abordagem mais descontraída e inovadora, a comunicação pode ser mais informal e criativa, diferentemente se a empresa é conhecida por sua seriedade e profissionalismo, a abordagem deve ser mais formal.
É necessário maximizar para gerar impacto e consequentemente engajar os convidados.
- Identifique as informações essenciais: envolve data, horário e local do evento. Verifique se essas informações estão em destaque e fácil de encontrar;
- Destaque ao objetivo: deixe claro qual o propósito do evento, explique brevemente o que será abordado, se possível ressalte os benefícios do evento e, se terá alimentação inclusa e qual o buffet oferecido;
- Dress Code: caso se aplique para ocasião, inclua essa informação no convite. Seja um traje mais formal, casual, temático ou qualquer outra especificação;
- Palestrantes e/ou convidados especiais: se houver um palestrante ou convidado especial destaque suas presenças no convite. Inclua uma breve biografia, ou descrição dos tópicos que serão abordados;
- Confirmação de presença: facilite esse processo entre os participantes, inclua informações claras de como devem proceder para confirmar a presença, se será através de telefone, WhatsApp ou link de formulário online.
Revise e verifique possíveis erros no convite
Falta de clareza, erros de informação e ortográficos, ou problemas no design podem comprometer a eficácia e credibilidade do convite. Por isso, as revisões são tão importantes, é a garantia de que não haja erros primários e que o convite possa transmitir profissionalismo.
Comece revisando informações essenciais como a data, o horário e o local do evento, não se esqueça de confirmar o nome do evento e se as finalidades passam clareza e estão bem definidas.
Após, verifique os possíveis erros de ortografia e gramática, leia atentamente as palavras, frase e parágrafo, pontuação e concordância verbal. Garanta que a redação esteja correta e bem estruturada. Considere usar ferramentas de correção ortográfica para ajudar nesse processo.
Um outro ponto de relevância é a consistência visual, tenha certeza de que toda a comunicação consiste com a identidade visual da empresa. Isso inclui o uso correto do logotipo, cores e padronização das fontes, observe também se os elementos e imagens estão bem posicionados, nítidos e contribuem para a estética geral do convite.
Por último, faça uma revisão geral não apenas dos textos, mas de que todas as informações estejam organizadas de maneira lógica e coerente, use títulos, subtítulos e marcadores para separar as seções e facilitar a leitura.
Se possível peça uma segunda opinião de um colega de trabalho, ou a um profissional de design para revisar o convite. Um olhar diferente pode trazer novas perspectivas e identificar erros ou problemas que podem ter passado despercebidos.
Canais de distribuição: Estratégias eficazes para alcançar os convidados
A forma de distribuição dos convites desempenha um papel importante na obtenção de participações significativas no evento corporativo.
Como citado anteriormente, identificar e alcançar o público ideal é uma das estratégias que contribuem para o sucesso do evento. É importante considerar a localização geográfica e as características profissionais dessas pessoas.
O primeiro passo é não se limitar a apenas um canal de comunicação e sim, utilizar vários que estejam a disposição como, por exemplo, e-mail, mídias sociais, site da empresa, boletins informativos, grupos profissionais, entre outros.
Uma dica simples é personalizar o convite com o nome do destinatário, isso demonstra cuidado e atenção, são pequenos detalhes que podem fazer a diferença e considerar a participação no evento.
Outra estratégia que pode ser inserida na distribuição dos convites é incentivar os colaboradores, parceiros e clientes a compartilharem informações sobre o evento com suas redes de contatos, adicionando uma camada de credibilidade, pois as recomendações pessoais têm um impacto significativo.
Acompanhando as confirmações de presença: Gerenciando as respostas dos convidados
Acompanhar e gerenciar a presença dos participantes é uma tarefa fundamental, além de garantir que o planejamento do evento seja bem-sucedido.
Nessa etapa podem ser utilizados sistema de gestão do próprio evento, formulários online que geram respostas do convidado, envio de e-mails, telefone ou até via WhatsApp. O mais importante é que a ferramenta escolhida seja fácil de usar, que forneça as informações necessárias e claras sobre como os participantes devem confirmar a sua presença.
Uma dica importante é definir uma data limite para a confirmação de presença, isso contribui e incentiva a obter respostas dentro de um prazo estipulado, e há ganho de tempo para realizar os preparativos necessários.
Além do mais, pode encaminhar lembretes através de e-mail ou WhatsApp, próximo a data limite de confirmação, manter sempre o registro dos convidados atualizado, inserindo o status – confirmado, pendente ou cancelado. É interessante enviar comunicações adicionais sobre o evento, incluindo lembretes, agenda, palestrantes, entre outros.
Lembre-se de adaptar esse processo às estratégias e necessidades específicas do evento e dos participantes envolvidos.
Agradecimentos pós-evento: Como fechar o ciclo de forma memorável e profissional
Após a conclusão de um evento corporativo, é essencial fechar o ciclo de forma memorável, expressando gratidão aos participantes através de uma mensagem para finalizar com chave de ouro.
É interessante que seja realizado um resumo dos momentos especiais, fale das palestras inspiradoras, dos relacionamentos construídos e das discussões envolventes. É uma excelente oportunidade de manter relacionamento com os participantes e solicitar feedback para aprimorar os eventos futuros.
Nessa etapa, utilize diferentes canais de comunicação como, e-mail personalizado, publique nas redes sociais, compartilhe uma postagem no blog da empresa ou até mesmo envie um pequeno presente simbólico, mantenha uma abordagem consistente que converse com a identidade da empresa.
Cultive os relacionamentos construídos durante o evento e mantenha uma comunicação ativa para fortalecer os laços.
Conclusão
Criar convites impactantes para eventos corporativos é essencial para transmitir profissionalismo, despertar interesse e garantir uma participação significativa. Desde a definição do objetivo do evento até a escolha do estilo, design e distribuição, cada etapa desempenha um papel crucial no sucesso do convite.
Ao alinhar o convite à proposta corporativa, você cria uma conexão entre a identidade da empresa e a ocasião, transmitindo clareza sobre a finalidade do evento e destacando os diferenciais que tornam a participação valiosa.
Seguindo as etapas deste guia você criará convites impactantes para eventos corporativos, fechará o ciclo de forma memorável e garantirá experiências significativas para todos os envolvidos. Lembre-se de adaptar as dicas às necessidades específicas do seu evento e aproveitar o poder dos convites para criar um impacto duradouro.
