Elaborar um evento corporativo bem-sucedido é uma tarefa desafiadora que exige organização, planejamento cuidadoso, atenção aos detalhes, além de alta responsabilidade.

Empresas de todos os tamanhos e setores utilizam os eventos corporativos para promover sua marca, fortalecer relacionamentos comerciais, compartilhar conhecimento e alcançar diversos objetivos estratégicos.

São semanas e até meses para colocar tudo em prática na data escolhida, um dia memorável para a empresa, com foco na experiência dos participantes.

Claramente que imprevistos acontecem, mas para reduzir esses acontecimentos, trouxemos 10 dicas essenciais para organizar um evento corporativo, desde como definir metas e objetivos, até o pós-evento.

O que é evento corporativo?

Um evento corporativo é uma reunião ou encontro organizado por uma empresa ou organização com o objetivo de promover interações significativas, compartilhar conhecimentos, promover produtos ou serviços, fortalecer relacionamentos comerciais ou alcançar outros objetivos corporativos, com o foco na experiência dos participantes. 

Esses eventos podem variar em escala, formato e duração, e são projetados para envolver funcionários, clientes, parceiros de negócios ou até mesmo o público em geral.

Atualmente os mais conhecidos e realizados pelas empresas ou organizações são:

• Conferências e Seminários;
• Feiras e Exposições;
• Lançamentos de produtos;
• Reuniões e Convenções de Vendas;
• Eventos de Incentivo e Premiações;
• Cursos;
• Palestras;
• Treinamentos;
• Workshops;
• Team Building;
• Confraternização.

A escolha do tipo de evento pode variar por segmento da empresa, seus objetivos, público-alvo e orçamento disponibilizado.

Como organizar um evento corporativo de sucesso. 10 dicas essenciais

Para organizar um evento corporativo, é necessário ter uma visão clara dos resultados e estabelecer objetivos específicos desde o início.

Importante destacar que, cada evento é único e requer uma abordagem personalizada, atendendo as necessidades e expectativas dos participantes.

Apesar de parecer um pouco complexo, é importante seguir etapas para garantir que o evento seja um sucesso, desde definição de metas claras, até a avaliação no pós-evento.

Essas 10 dicas essenciais são um guia e insights valiosos para que seu evento corporativo obtenha êxito.

1. Defina metas e objetivos claros

Um passo fundamental para a realização de um evento corporativo, com certeza é definir metas e objetivos, que são responsáveis por guiar todo o planejamento e execução do evento, um norte para alcançar os resultados específicos e mensuráveis.

Antes mesmo de estabelecer metas, é importante compreender o propósito do evento, entender de fato qual é a finalidade, seja: promover um novo produto, aumentar o reconhecimento de marca, fortalecer relacionamentos com os clientes ou parceiros de negócios, ou seja, definir o público-alvo.

É muito relevante que as metas e objetivos sejam mensuráveis, definindo-as de forma clara e quantitativa. A dica é evitar metas que sejam muito genéricas e abstratas, e sim, aquelas que possam ser avaliadas com um propósito.

Um exemplo claro é ao invés de “aumentar o engajamento dos participantes”, definir, “como aumentar o número de interações em 20% nas redes sociais durante o evento”, desta forma, a avaliação posterior se torna mais tangível.

Outras metas realistas devem ser levadas em consideração, como orçamento, prazo, equipe disponível, entre outros. Certifique-se que sejam desafiadoras, mas sempre alcançáveis.

2. Faça um orçamento detalhado

Outra etapa crucial para o desenvolvimento e organização de um evento corporativo é a realização de um orçamento detalhado, permitindo que tenha uma visão abrangente sobre os custos envolvidos e por consequência tomar a melhor decisão financeira.

Com as metas e público-alvo definidos, identifique as principais categorias, como locação do espaço para o evento, alimentação e bebidas, equipes de fornecedores, marketing e divulgação, materiais e equipamentos, transporte e hospedagem, são apenas alguns dos principais requisitos que podem ser listados no orçamento do evento.

Pesquise bastante e entre em contato com todos eles, solicite informações detalhadas sobre os serviços e produtos oferecidos para compor o evento. Compare preços e pacotes, isso ajuda a identificar o melhor custo-benefício.

Apesar da escolha do espaço e alimentação serem tão importantes, é relevante considerar outros custos indiretos como, impostos, taxas de licenciamento, seguro e custos administrativos.

No geral, identifique os elementos mais importantes e aloque soluções financeiras de acordo com sua importância, assim todos os recursos são utilizados de forma adequada, evitando que o orçamento seja excedido em áreas menos críticas.

3. Escolha com antecedência a data e local do evento

A escolha de data e local devem ser bem analisados, levando em consideração alguns fatores como entender o propósito e a natureza do evento (formal ou descontraído, conferência de vários dias ou uma reunião curta).

Mais uma vez o público-alvo entra em ação na tomada de decisão, pois é necessário entender quais as preferências dos participantes e sua disponibilidade. Se houver convidados internacionais, averigue se há feriados ou eventos culturais relevantes no país.

Uma dica é entrar em contato com o espaço escolhido com antecedência, garantindo a disponibilidade de data de acordo com o planejamento do evento corporativo, evitando qualquer tipo de conflitos com agenda.

Na escolha do local, solicite o layout do espaço, verifique se é possível acomodar todos os convidados tranquilamente, além do mais, avalie se seu evento é focado em network, verifique se o local disponibiliza um ambiente adequado, salas de reunião, palco e equipamentos audiovisuais.

Acessibilidade e localização também devem ser pontuados no seu planejamento, observe se o espaço escolhido é de fácil acesso, leve em conta o transporte público, estacionamento próprio ou nas proximidades, e a acessibilidade para pessoas com deficiência.

Outros fatores que podem ser analisados, são as sazonalidades, considerando a época do ano que melhor se encaixa ao seu evento, observe se o clima pode afetar a experiência dos participantes ou até mesmo o deslocamento até o evento. Caso haja alguma preocupação nesses questionamentos, faça ajustes necessários.

Por fim, pesquise opiniões e referências de outros clientes que tenham utilizado o local, isso ajudará a ter uma ideia mais precisa sobre a qualidade dos serviços oferecidos e a confiabilidade do local em relação à organização de eventos corporativos.

4. Defina uma programação para o evento

A organização é uma das palavras-chave para o planejamento e execução de um evento corporativo, independentemente do tamanho, grande ou pequeno, definir uma programação sólida faz parte desse processo e contribui para o sucesso do evento.

A programação tem como principal objetivo garantir que todas as atividades pertinentes ocorram de maneira organizada e eficiente.

Para que isso aconteça, busque nos seus objetivos as informações necessárias, como qual será o formato do evento e o público-alvo, assim é possível desenvolver os conteúdos que serão abordados e a duração do evento.

Desenvolva um cronograma e divida em blocos, reserve tempo suficiente para as atividades principais, como por exemplo, apresentações-chave, sessões interativas e intervalos de networking. Além disso, é essencial considerar tempo para o registro dos participantes, pausas para café, almoço e encerramento do evento.

Organize as atividades em uma ordem que faça sentido e mantenha uma boa fluidez ao longo do evento. 

É possível que haja contratempos e imprevistos, talvez um plano de contingência seja uma opção. Seja flexível para essas mudanças que possam ocorrer de última hora, acompanhe o tempo das atividades e ajuste novamente a programação caso seja necessário. Essas adaptações asseguram uma experiência fluida e satisfatória a todos os participantes.

5. Experiência dos participantes no evento

A experiência dos participantes é um dos pilares essenciais, são eles que movimentam e engajam o evento, um termômetro que ajuda a medir o sucesso.

Criar estratégias focadas nessa experiência inclui um passo importante que foi enfatizado algumas vezes – o público-alvo, é essencial que entenda quem são os participantes, quais suas necessidades, expectativas e interesses.

A escolha do local também interfere na experiência dos convidados, busque por espaços que sejam acolhedores, bem iluminados. Os detalhes também fazem a diferença como: disposição dos assentos, a decoração, a temperatura e a acústica são importantes para criar uma atmosfera agradável.

Uma programação diversificada, que inclui diferentes formatos de apresentação, como palestras, painéis de discussão, workshops interativos e momentos de entretenimento. A variedade de conteúdos e atividades atende às expectativas e interesses diversos dos participantes.

A qualidade dos conteúdos apresentados também deve ser levada em consideração. Palestrantes e facilitadores experientes, com conhecimento relevante e habilidades de comunicação eficazes, são essenciais para garantir uma experiência enriquecedora.

Pequenos detalhes também contribuem para essa experiência e podem fazer a diferença no evento corporativo: brindes personalizados, ativações interativas, performances artísticas ou pausas para degustação de alimentos e bebidas especiais, contribui para a criação de momentos memoráveis aos participantes.

No geral, crie um ambiente propício para o aprendizado, a conexão e a inspiração. Isso resultará em uma experiência mais satisfatória, além de fortalecer a imagem da empresa.

6. Contrate fornecedores confiáveis

Essa etapa é uma forma de garantir que todas as necessidades do seu evento sejam atendidas com qualidade e profissionalismo. Para isso, é necessário realizar uma pesquisa inicial para identificar fornecedores potenciais e avaliar sua reputação no mercado. 

Além disso, é importante considerar a experiência e a especialização dos fornecedores, verificando se possuem expertise no ramo de eventos corporativos e se já realizaram trabalhos similares. Avaliar o portfólio de trabalhos anteriores também é fundamental para verificar a qualidade e a criatividade do serviço prestado.

Ao solicitar orçamentos e propostas, é importante analisar cuidadosamente as informações fornecidas e verificar se estão alinhadas com o que é necessário para o evento. Não se esqueça de avaliar a comunicação e o atendimento, que são indicativos de um fornecedor confiável e comprometido.

A Espaço Fit Eventos é a solução completa para o seu evento corporativo, com uma avaliação de 4,8 no Google, oferece um atendimento excepcional, além de 19 ambientes com acomodações ideias e diversos formatos de layouts customizáveis, gastronomia completa e equipamentos multimídia, garantindo a melhor transmissão do conteúdo do evento. 

Ao contratar o espaço para eventos, não esqueça de ler atentamente os termos e condições e garantir que todas as cláusulas estejam claras e atendam às expectativas.

Lembre-se de que a seleção deve ser cuidadosa de fornecedores para desempenhar um papel fundamental no sucesso do evento.

7. Invista em marketing e comunicação

Dependendo do tipo de evento que será realizado, o investimento em marketing e comunicação ajudam a alcançar o público-alvo e a gerar interesse. Algumas estratégias podem ser adotadas como:

• Criar uma identidade visual própria para o evento, incluindo logotipo e paleta de cores;
• Elaborar um plano de marketing mais detalhado, incluindo estratégias e táticas para promoção do evento, incluindo redes sociais, e-mail marketing, publicidade paga e parcerias com influenciadores do segmento;
• Crie uma landing page dedicada ao evento, onde as pessoas possam encontrar as informações como local, endereço, cronograma e outras atividades pertinentes;
• Engaje os participantes antecipadamente, crie expectativa no pré-evento por meio de conteúdo relevante, artigos, vídeos, ou entrevistas com os palestrantes;
• Acompanhe os resultados durante e após o evento, analise as métricas de engajamento, número de inscrições, e a participação.

8. Prepare uma logística eficiente para o evento

Para proporcionar uma experiência ainda mais agradável aos participantes, é muito importante que toda a logística para o evento seja exemplar:

• Planeje o layout do evento junto ao local escolhido, pensando exatamente em garantir o melhor fluxo dos participantes. Planeje uma configuração que permita fácil acesso a todas as partes do evento;
• Organize o registro de todos os participantes estabelecendo um processo claro e eficiente. Isso pode incluir o uso de sistemas de registro online, aplicativos móveis ou uma equipe de registro no local;
• Gestão de transporte para fluidez no deslocamento dos convidados, seja através de transporte público ou particular. Forneça informações detalhadas sobre as opções de transporte disponíveis, incluindo horários, rotas e pontos de embarque e desembarque;
• Mantenha as pessoas informadas sobre todos os detalhes logísticos do evento antecipadamente, podendo incluir e-mails com a localização, transporte, horários, estacionamento e qualquer outra instrução pertinente.

9. Pós-evento – Avalie o sucesso

Avaliar o sucesso de um evento corporativo é fundamental para entender se os objetivos foram alcançados, identificar áreas de melhoria e obter insights para eventos futuros.

Após o evento colete o feedback dos participantes, isso pode ser feito por meio de pesquisas de satisfação, questionários ou entrevistas. Pergunte sobre a experiência geral, os aspectos positivos e negativos do evento, a relevância dos conteúdos, a qualidade dos palestrantes, a organização e a logística.

Também podem ser analisados dados mais quantitativos, como por exemplo, número de participantes, taxa de participação, vendas de ingressos, taxa de engajamento nas mídias sociais, leads gerados, entre outros.

Uma dica é avaliar se os objetivos estavam alinhados e se foram atingidos, revise “objetivos iniciais” com “objetivos obtidos”, compare esses dados para identificar o desempenho do evento.

É importante que documente e registre todos os resultados e aprendizados do evento, criando um histórico para referência futura e aprimorando os processos de organização para outros eventos.

10. Mantenha relacionamento no pós-evento

Manter um relacionamento sólido com os participantes após um evento corporativo é primordial para fortalecer laços e manter o engajamento e criar oportunidades futuras.

Alguns passos podem ser adotados pela empresa para manter contato com os participantes:

• Envie mensagem de agradecimento personalizada a todos os participantes;
• Compartilhe conteúdos relevantes relacionado ao tema do evento incluindo, artigos, relatórios, estudos de caso ou notícias relevantes do setor;
• As redes sociais são ótimas ferramentas de comunicação, crie grupos exclusivos para compartilhar informações, promover discussões e fornecer atualizações relacionadas ao evento. Incentive os participantes a se conectarem entre si e a compartilharem suas experiências;
• Faça uma pesquisa de satisfação no pós-evento para obter um feedback valioso, peça para avaliarem a experiência geral, o conteúdo, os palestrantes, a organização e o impacto do evento em suas vidas profissionais;
• Ofereça benefícios exclusivos aos participantes, como descontos em produtos ou serviços, acesso antecipado a conteúdos especiais ou convites para eventos futuros. Esses benefícios demonstram apreciação e incentivam a fidelidade.

Conclusão

Entretanto, organizar um evento corporativo bem-sucedido é uma tarefa desafiadora, mas seguindo as 10 dicas essenciais apresentadas, é possível alcançar o sucesso desejado. 

Primeiramente, é importante definir metas e objetivos claros, que irão orientar todo o planejamento e execução do evento. Em seguida, é necessário fazer um orçamento detalhado, identificando todas as categorias de custos envolvidas e buscando o melhor custo-benefício. 

A escolha da data e do local também é crucial, levando em consideração o propósito do evento, o público-alvo e a disponibilidade do espaço. A programação deve ser sólida e bem organizada, garantindo que todas as atividades ocorram de maneira eficiente. 

É muito importante contratar fornecedores confiáveis para atender às necessidades do evento com qualidade e profissionalismo. O investimento em marketing e comunicação contribui para alcançar o público-alvo e gerar interesse. A experiência dos participantes deve ser priorizada, criando um ambiente acolhedor e oferecendo uma programação diversificada e de qualidade. 

É importante também preparar uma logística eficiente, organizar o registro de todos os participantes, gestão de deslocamento dos convidados, e fornecer  informações detalhadas sobre as opções de transporte e manter todos.

Criando um checklist com todas essas dicas, é possível organizar um evento corporativo de sucesso, alcançando os objetivos estabelecidos e proporcionando uma experiência memorável aos participantes.

Esteja pronto para atingir os seus objetivos e criar uma experiência única para seus participantes. Fale conosco e descubra como organizar um evento corporativo de sucesso.